Elektronische Schließsysteme ermöglichen eine bequeme und übersichtliche Verwaltung der Zugangsberechtigungen Ihrer Hotelzimmer, Veranstaltungsräume sowie des Eingangsbereiches.

Hierbei existieren am Markt zahlreiche Systeme mit unterschiedlichen Stärken.
Wir geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Aspekte und helfen Ihnen bei der Beantwortung der Frage, welches System das Richtige für Ihr Hotel ist.

Hotelzimmer mit elektronischen Kartenleser

Hotelzimmer mit elektronischem Kartenleser

Welche elektronischen Schließsysteme für Hotels gibt es?

Zentral verwaltete Kartensysteme

Für jeden Gast wird an der Rezeption über einen Kartenleser/-schreiber eine elektronische Zimmerkarte bespielt. Mit der Magnetkarte kann der Gast seine Zimmertür öffnen.

Zusätzliche Funktionen und Informationen könne auf der Zugangskarte hinterlegt werden:

  • der Gast kann nachts die Hoteltür mit der Karte öffnen
  • der Aufzug funktioniert nur mit der Zimmerkarte und fährt auch nur das Stockwerk des jeweiligen Hotelgastes an
  • Automatische Deaktivierung der Karte zum Check-Out-Zeitpunkt am Abreisetag

Zentral verwaltete Zimmercodesysteme

Das elektronische Schließsystem arbeitet mit Zugangscodes, die am jeweiligen Schloss (Zimmer, Hoteleingang) über ein Zahlenfeld eingegeben werden. Zum Betreten des Hotelzimmers ist somit keine Zimmerkarte notwendig.

Schließsystem aus Einzelschlössern

Unterschiedliche Produkte bzw. Schlosstypen werden verwendet – bspw. Schlösser mit Zugangskarte, Schlösser mit Zimmercode oder mit gewöhnlichem Metallschlüssel.
Jedes Hotelzimmer verfügt über ein elektronisches Schloss, das völlig unabhängig von den anderen im Hotel verbauten Schlössern ist.

Vor-/Nachteile von elektronischen Schließsystemen in Hotels

In europäischen Hotels ist das zentral verwaltete Kartensystem der beliebteste Zugangstyp. Die Gründe hierfür liegen vor allem in der bequemen Verwaltung der Zugangsberechtigungen sowie einem hohen Maß an Sicherheit.

Vor-/Nachteile:

  • Karte kann bei einem Verlust sofort gesperrt werden:

    Verliert ein Hotelgast seinen Zimmerschlüssel muss bei einem mechanischen Schloss der Schließzylinder ausgewechselt werden. Dies führt zu einem hohen finanziellen Schaden für den Gast und zu viel Aufwand für das Hotel – die Kundenbeziehung wird hierdurch belastet.
    Beim Verlust einer Zimmerkarte kann diese mit wenigen Klicks gesperrt und dem Hotelgast eine neue Zimmerkarte zur Verfügung gestellt werden – ein großer Vorteil für alle Beteiligten.

  • Sicherheitsaspekte:

    Professionelle Schließsysteme nutzen beim Lesen und Beschreiben der Zimmerkarten Verschlüsselungstechnologien. Zudem verriegeln die meisten Schließsysteme die Tür automatisch, sobald diese ins Schloss fällt.
    Aufzugszugangskontrollsystem helfen dabei die Sicherheit im Hotel zu verbessern: Nur mit einer Zimmerkarte kann man den Aufzug benutzen, um in das eigene Stockwerk zu gelangen.

Aufzug in einem Hotel mit Aufzugszugangskontrollsystem

Aufzug mit Zugangskontrollsystem zu den Etagen des Hotels

Zentral verwaltete Zimmercodesysteme sind vor allem dort geeignet, wo wenig bzw. gar kein Kontakt zwischen Gastgeber und Gast besteht. Klassische Einsatzbereiche sind Pensionen, deren Check-in-Bereich nur kurz geöffnet ist, Hotels, bei denen Gäste häufig erst nachts einchecken bzw. Motels ohne Rezeption. Diesem Vorteil stehen jedoch Sicherheitsrisiken entgegen.

Vor-/Nachteile:

  • Geringer Verwaltungsaufwand:

    Vorteilhaft ist, dass dem Hotelgast der Zimmercode auch per Telefon, SMS oder Email mitgeteilt werden kann. Die Hinterlegung einer Karte bzw. eines Schlüssels in einem Nachttresor ist somit nicht notwendig. Kosten für einen Karteleser/-schreiber fallen nicht an.

  • Sicherheitsrisiken:

    Ein Sicherheitsrisiko besteht darin, dass der Zugangscode von fremden Personen bei der Eingabe gesehen werden und später unberechtigt eingesetzt werden könnte. Im Unterschied zu einem Kartensystem kann bei einem Diebstahl später auch nicht mehr nachvollzogen werden können, mit welcher Karte das Zimmer zuletzt geöffnet wurde.

Einzellösungen bieten vor allem den Vorteil, unabhängig von einem Schlosshersteller zu sein. Eine Schwierigkeit besteht darin, zunächst Wissen über mehrere Schlosstypen erwerben zu müssen.

Vor-/Nachteile:

  • Unabhängigkeit:

    Bei einer Einzellösung ist es möglich, ganz unterschiedliche Schließsysteme zu nutzen und deren individuelle Vorteile zu nutzen. So kann bspw. eine klassische Schließanlage durch elektronische Zahlencodeschlösser ergänzt werden.

  • Breites Wissen über Schlösser notwendig:

    Einzellösungen setzen voraus, dass sich die Hotelleitung über mehrere Schlösser informiert und auch die Mitarbeiter über ein breiteres Wissen, als bei einem zentral verwalteten Schließsystem, verfügen.

Welches Schließystem ist für Ihr Hotel das Richtige?

Große Hotels setzen zunehmend auf zentral verwaltete Kartensysteme. Aufgrund der genannten Vorteile empfiehlt sich dieses System auch für die meisten kleinen Hotels ab 20 Zimmern.

Zentral verwaltete Zimmercodesysteme können ebenfalls in kleinen bis mittelgroßen Hotels eingesetzt werden. Die Nachteile hinsichtlich der Sicherheit überwiegen jedoch in den meisten Fällen die Vorteile bei der Anschaffung und Verwaltung.

Elektronisches Türschloss für Hotels

Elektronisches Türschloss in einem Hotelzimmer

Besonders bei kleinen Hotels, Pensionen und Ferienwohnungen bietet sich eine Einzellösung an. Hierbei sind vor allem die geringeren Anschaffungskosten von Vorteil. Einzellösungen eignen sich besonders gut, einen Eindruck zu bekommen, welches System das Richtige für das jeweilige Haus ist.

Software für die Verwaltung der Zimmerkarten

Zum Schließsystem wird eine Verwaltungssoftware für die Zimmerkarten mitgeliefert und auf den Rechnern am Frontdesk/Rezeption installiert. Die meisten Programme benötigen hierfür ein Windows-Betriebssystem, für Mac OS und Linux existiert ebenfalls geeignete Software.

Vor Installation der Software wird ein Gerät zum Lesen und Beschreiben der Zimmerkarten an das Rechnersystem angeschlossen.

Üblicherweise verfügt die Software über folgende Funktionen:

  • Erstellung neuer Zimmerkarten
  • Sperrung/Löschung bestehender Zimmerkarten
  • Echtzeitlistung aller aktiven Zimmerkarten
  • Listung aller zu einem bestimmten Zimmer ausgestellten Zugangskarten
  • Listung aller Zugangsrechte, die zu einer bestimmten Karte gehören
  • Informationen zum Zeitraum, in dem eine Zugangskarte aktiv ist/war
  • Archiv aller mit der Software getätigten Bearbeitungsschritte (datenschutzgerechte Einstellungen der Software sind vorzunehmen)

Sicherheitsaspekte bei der Verwaltung der Zimmerkarten:

Bitte beachten Sie, dass die Rechner, auf denen sich die Verwaltungssoftware der Zimmerkarten/-codes befindet, jederzeit gegen unberechtigte Zugriffe geschützt werden. Gleiches gilt für die an der Rezeption gelagerten Zimmerkarten.

Regelmäßige Softwareupdates sorgen dafür, dass unberechtigte Zugriffe über das Netzwerk erschwert werden. Der Betrieb des Zimmerkartensystemen an einem Offline-Rechner (ohne WLAN-, Netzwerk- und Internetanschluss) kann die Sicherheit vor unberechtigten Zugriffen erheblich erhöhen.

Aus Datenschutzgründen empfiehlt es sich, persönliche Buchungsinformationen der Hotelgäste nicht im Zimmerkartensystem hinterlegen. Nur im Ausnahmefall (bspw. bei einem Einbruch in ein Hotelzimmer) sollte eine direkte Verbindung von Kundendaten mit den Zugangsinformationen (die Karte welches Gastes war zu welcher Zeit in welchem Zimmer) hergestellt werden.

Wie erfolgt der Einbau des elektronischen Schließsystems im Hotel?

Nach erfolgreicher Einrichtung der Software müssen die elektronischen Zimmerschlösser und Lesegeräte (bspw. in Aufzügen und der Eingangstür) fachgerecht eingebaut werden.

Zunächst wird an den Türen die zum Schloss passende Fräsung an der Tür vorgenommen. Bei einer Nach-/Umrüstung sollte darauf geachtet werden, dass die vorhandenen Fräsungen direkt für das neue Schließsystem nutzbar sind.
Anschließend wird das Schloss eingebaut und einem ersten Funktionstest unterzogen.

Je nach Komplexität des Schießsystems müssen die Kartenlesegeräte im Haus von einem Elektriker angeschlossen werden.

Nach dem Einbau aller Schlösser und Lesegeräte sowie der Einrichtung des Zimmerkartensystems am Frontdesk muss das elektronische Schließsystem einem ausführlichen Testlauf unterzogen werden.

Je nach Umfang der Anlage sind hierfür zwischen einem und zwei Tage Zeit einzuplanen. Während dieses Zeitraumes können auch erste Hotelmitarbeiter im Umgang mit dem neuen System vertraut gemacht werden.

Eine zusätzliche (halbtägige) Schulung der Mitarbeiter ist empfehlenswert.

Elektronische Schließsysteme für Hotels: Welche Kosten entstehen?

Die Kosten eines elektronische Schließsystems hängen von den folgenden Spezifikationen/Positionen ab

  • Hersteller des Schließsystems
  • Anzahl der Schlösser
  • notwendige Vorarbeiten zum Einbau der Schlösser und Lesegeräte
  • Installation und Einbindung der Zimmerkartensoftware
  • Testlauf des Systems
  • Schulung der Hotelmitarbeiter
  • Konzeptionsaufwand des Schließsystems

Die Umsetzung eines elektronischen Schließsystems in einem Hotel ist ein umfangreiches Vorhaben. Es empfiehlt sich daher, mit dem einbauenden Unternehmen einen Vor-Ort-Termin zu vereinbaren. Professionelle Dienstleisten bieten Ihnen hierbei eine Beratung zu geeigneten Schließsystemen sowie eine Erläuterung des entstehenden Aufwandes für die Installation.

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Wir sind in ganz Europa tätig - hauptsächlich in Deutschland, Schweiz, Österreich und Italien.